02:14
Nguyen Hung Cuong
Sưu tầm: kinh
nghiệm ứng tuyển làm thêm
Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản trị nhân sự
Quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản trị viên chức cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề nghị cơ bản của quản trị chuyên nghiệp.
Quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề xuất căn bản của quản trị chuyên nghiệp.
Nhu cầu quản lý viên chức bằng phần mềm (PM).
Kinh tế thị trường đã làm thay đổi thực chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng cần lao (NSD). Một mặt, doanh nghiệp muốn vỡ hoang tối đa hiệu suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền đánh giá những ích lợi mình được hưởng có tương xứng với sức cần lao bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản lý nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông báo hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở nên khôn xiết cần thiết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động cao cấp với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía doanh nghiệp, khi mối quan hệ tương tác NSD - NLĐ trở thành hết sức phức tạp.
Cấu trúc hệ thống PM quản trị nhân sự
Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:
Quản lý các khoản được hưởng của nhân sự
Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản lý, giám sát và thảo luận với nhân viên về từng cấu phần trong gói lợi quyền NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và khai triển các chương trình ích lợi từ mức cho từng viên chức đến mức toàn bộ phòng ban doanh nghiệp. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'lợi quyền chia tay' khi một viên chức ngừng làm việc với cơ quan.
Quản trị giấy tờ và phát triển nhân lực
Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác... Từ thời điểm viên chức bắt đầu gia nhập đến khi kết thúc làm việc với công ty. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản lý tuyển dụng , quản trị năng lực nhân viên, quản trị các chương trình huấn luyện, quản lý kiểm tra hiệu quả công tác, quản trị kế hoạch huấn luyện kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công tác còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dầu khá quan trọng: Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với doanh nghiệp về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), năng suất làm việc, các khóa tập huấn hoặc văn bằng cần hoàn tất... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng đơn vị sẽ kiểm tra kết quả hoạt động của viên chức, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho thời đoạn tiếp theo.
Quản lý ngày nghỉ/vắng
Phân hệ này cho phép nhân sự kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu này đến người quản trị trực tiếp của viên chức để xin chấp nhận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, song song thông báo cho các nhân sự khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hòm thư của các đối tượng.
Tính toán lương và chi phí
Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương căn bản, các khoản được đơn vị thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (thí dụ như trong khoản 20% Bảo hiểm xã hội thì nhân sự đóng 5%, cơ quan đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...
Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân bây giờ, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức ăn nhập.
Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tham mưu. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp đơn vị tùng tiệm được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham dự sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế.
Tính toán và quản trị thưởng
Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi công ty. Bình thường, các doanh nghiệp dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công tác, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, nghĩa vụ... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không khích lệ được những nhân sự có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở thành chi tiết, xác thực và đều đặn.
Quản trị thời kì làm việc
Quản trị thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ đánh giá giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một cơ quan luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản trị 'timesheet').
Một hệ thống quản trị 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy client) các công việc mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không thúc đẩy trực tiếp đến khách hàng như đào tạo, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho muôn ngàn báo cáo hữu dụng như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn cơ quan sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tách về hiệu quả làm việc của viên chức.
Quản lý quỹ hưu trí
Các đơn vị lớn của nước ngoài đều có một quỹ hưu trí trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính biểu tượng) và công ty góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho công ty, sau đó quỹ được dùng để trả lương hưu cho NLĐ. Quỹ hưu bổng này thường rất lớn, bởi thế các doanh nghiệp đều đưa vào đầu tư, tất nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính phủ hoặc giấy má có giá của các doanh nghiệp hàng đầu trên toàn cầu... Nhiều đơn vị cũng cho phép viên chức được tham dự vào quá trình này và chọn lựa danh mục đầu tư mà họ muốn. Thông qua phân hệ quản trị quỹ lương hưu, cơ quan thông tin cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ hưu bổng và tình hình đầu tư của khoản tiền này.
Lời kết
Quản trị nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì thúc đẩy đến nguồn vốn quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân viên tốt tuy không thể thay thế một Giám đốc nhân viên tinh tế, nhưng kiên cố sẽ cung cấp một dụng cụ hữu hiệu để phòng nhân sự khoa học hóa công tác hàng ngày.
Quantri.Vn
Cấu trúc cơ bản của phần mềm quản trị nhân sự
Quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản trị viên chức cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề nghị cơ bản của quản trị chuyên nghiệp.
Quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp phức tạp không kém quản trị tài chính hoặc sinh sản. Do đó, để hỗ trợ quản lý nhân sự cần có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng các đề xuất căn bản của quản trị chuyên nghiệp.
Nhu cầu quản lý viên chức bằng phần mềm (PM).
Kinh tế thị trường đã làm thay đổi thực chất quan hệ giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng cần lao (NSD). Một mặt, doanh nghiệp muốn vỡ hoang tối đa hiệu suất làm việc của NLĐ, mặt khác NLĐ có toàn quyền đánh giá những ích lợi mình được hưởng có tương xứng với sức cần lao bỏ ra để quyết định có gắn bó với NSD hay không. Giờ đây, nhu cầu về một hệ thống quản lý nhân sự (QLNS) có khả năng cung cấp kịp thời những thông báo hai chiều cho cả NSD và NLĐ trở nên khôn xiết cần thiết, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động cao cấp với đặc tính đòi hỏi cao về mặt đối xử từ phía doanh nghiệp, khi mối quan hệ tương tác NSD - NLĐ trở thành hết sức phức tạp.
Cấu trúc hệ thống PM quản trị nhân sự
Một hệ PM QLNS tương đối đầy đủ gồm những cấu phần sau:
Quản lý các khoản được hưởng của nhân sự
Phân hệ này cho phép NSD thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản lý, giám sát và thảo luận với nhân viên về từng cấu phần trong gói lợi quyền NLĐ được hưởng; cho phép thiết kế và khai triển các chương trình ích lợi từ mức cho từng viên chức đến mức toàn bộ phòng ban doanh nghiệp. Phân hệ này cũng bao gồm các tiểu phân hệ tính toán khoản 'lợi quyền chia tay' khi một viên chức ngừng làm việc với cơ quan.
Quản trị giấy tờ và phát triển nhân lực
Phân hệ này cho phép quản lý, theo dõi, phát triển và chia sẻ nguồn lực giữa các cá nhân, nhóm làm việc, vị trí công tác... Từ thời điểm viên chức bắt đầu gia nhập đến khi kết thúc làm việc với công ty. Một cách cụ thể hơn, phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản lý tuyển dụng , quản trị năng lực nhân viên, quản trị các chương trình huấn luyện, quản lý kiểm tra hiệu quả công tác, quản trị kế hoạch huấn luyện kế cận... Trong đó, phần quản lý hiệu quả công tác còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dầu khá quan trọng: Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với doanh nghiệp về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), năng suất làm việc, các khóa tập huấn hoặc văn bằng cần hoàn tất... Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng đơn vị sẽ kiểm tra kết quả hoạt động của viên chức, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho thời đoạn tiếp theo.
Quản lý ngày nghỉ/vắng
Phân hệ này cho phép nhân sự kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt... Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu này đến người quản trị trực tiếp của viên chức để xin chấp nhận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, song song thông báo cho các nhân sự khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với một hệ thống email nội bộ như Lotus Notes và các thông báo nói trên được hệ thống chuyển qua Lotus Notes để gửi đến hòm thư của các đối tượng.
Tính toán lương và chi phí
Lương thường gồm một số thành phần như sau: lương căn bản, các khoản được đơn vị thanh toán (allowance), các khoản khấu trừ vào lương (thí dụ như trong khoản 20% Bảo hiểm xã hội thì nhân sự đóng 5%, cơ quan đóng 15%), các phụ cấp làm thêm giờ...
Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thuế thu nhập cá nhân bây giờ, thuế suất được tính lũy tiến phân biệt theo nhiều loại đối tượng. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức ăn nhập.
Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tham mưu. Một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể giúp đơn vị tùng tiệm được đáng kể thời kì và công sức trong việc tính lương. Ngoài ra xây dựng hệ thống tính lương là một việc cần sự tham dự sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế.
Tính toán và quản trị thưởng
Đây cũng là một việc phức tạp và phụ thuộc tùy vào mỗi công ty. Bình thường, các doanh nghiệp dựa vào một số tiêu chí như doanh số đạt được, chất lượng công tác, thời gian làm việc, thâm niên, chức danh, nghĩa vụ... Để đưa ra một bảng tính số điểm thưởng cho các kỳ lễ tết, cuối năm... Việc theo dõi này nếu làm bằng tay sẽ không thể chi tiết và dễ dẫn đến tình trạng cào bằng, không khích lệ được những nhân sự có cố gắng vượt bậc. Sử dụng PM sẽ giúp việc theo dõi này trở thành chi tiết, xác thực và đều đặn.
Quản trị thời kì làm việc
Quản trị thời gian làm việc có thể từ đơn giản như một chế độ đánh giá giờ vào ra, đến một hệ thống phức tạp như trong một cơ quan luật hoặc kiểm toán cần theo dõi đến từng giờ nhân viên đang làm việc cho khách hàng nào (thường được gọi là quản trị 'timesheet').
Một hệ thống quản trị 'timesheet' tốt thường được thiết kế theo kiểu client-server hoặc giao diện web. Vào cuối tuần từng nhân viên sẽ tự khai báo (trên máy client) các công việc mình làm hàng ngày lên hệ thống, từng công việc này sẽ được gắn với một khách hàng/dự án cụ thể hoặc với một mã định trước nào đó (cho những việc không thúc đẩy trực tiếp đến khách hàng như đào tạo, nghiên cứu, họp nội bộ...). Các 'timesheet' này sẽ được tổng hợp qua mạng LAN/WAN hoặc intranet về CSDL chung trên server, làm cơ sở cho muôn ngàn báo cáo hữu dụng như báo cáo tổng hợp về số giờ toàn cơ quan sử dụng cho một khách hàng nào đó, hoặc các báo cáo phân tách về hiệu quả làm việc của viên chức.
Quản lý quỹ hưu trí
Các đơn vị lớn của nước ngoài đều có một quỹ hưu trí trong đó NLĐ đóng góp một phần (có tính biểu tượng) và công ty góp phần còn lại trong suốt quá trình NLĐ làm việc cho công ty, sau đó quỹ được dùng để trả lương hưu cho NLĐ. Quỹ hưu bổng này thường rất lớn, bởi thế các doanh nghiệp đều đưa vào đầu tư, tất nhiên với những điều kiện rất chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro như đầu tư vào các trái phiếu chính phủ hoặc giấy má có giá của các doanh nghiệp hàng đầu trên toàn cầu... Nhiều đơn vị cũng cho phép viên chức được tham dự vào quá trình này và chọn lựa danh mục đầu tư mà họ muốn. Thông qua phân hệ quản trị quỹ lương hưu, cơ quan thông tin cho NLĐ biết số tiền NLĐ đã tích luỹ được trong quỹ hưu bổng và tình hình đầu tư của khoản tiền này.
Lời kết
Quản trị nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sinh sản. Đây vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật vì thúc đẩy đến nguồn vốn quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân viên tốt tuy không thể thay thế một Giám đốc nhân viên tinh tế, nhưng kiên cố sẽ cung cấp một dụng cụ hữu hiệu để phòng nhân sự khoa học hóa công tác hàng ngày.
Quantri.Vn
0 nhận xét :
Đăng nhận xét